arsip
§ Archea : catatan/dokumen mengenai pemerintahan
§ Archium: peti untuk menyimpan sesuatu
§ Archeon: balai kota
Arsip : kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara tepat ditemukan kembali.
Dikatakan arsip apabila memenuhi syarat seperti :
1. Merupakan kumpulan warkat
2. Mempunyai nilai guna
3. Disimpan menurut sistem tertentu
4. Apabila diperlukan, dapat ditemukan secara cepat dan tepat
Fungsi Arsip dalam aktivitas sehari - hari:
1. Sumber ingatan
2. Sumber Informasi
3. Bahan penelitian
4. Bahan pengembangan pembangunan
5. Bukti tertulis
6. Gambaran peristiwa masa lampau
Nilai guna arsip menurut Vernoon B. Santen dengan akronim ALFRED :
A = Administrative Value (nilai guna di bidang administrasi) contoh : surat dinas, formulir dsb
L = Legal Value (nilai guna di bidang hukum) contoh akta jual beli tanah, surat kuasa dsb
F = Fiscal Value (nilai guna di bidang keuanagan) contoh : cek, kuitansi, bilyet, giro ddsb
R = Research Value (nilai guna di bidang penelitian) contoh : karya tulis, skripsi, tesis, desertasi
E = Educational Value (nilai guna di bidang pendidikan) contoh : ijaxah, biku rapor, daftar nilai dsb
D = Documentary Value (nilai guna di bidang dokumentasi) contoh : naskah perjanjian dsb
kearsipan
Kegiatan Kearsipan :
1. Kegiatan penciptaan
2. Kegiatan penyimpanan (diling) dan penemuan kembali (finding)
3. Kegiatan penyelamatan
4. Kegiatan penyusutan
Tujuan Pengelolaan Arsip
1. Memelihara arsip dengan baik
2. Menyimpan warkat dengan sisten yam tepat, agar mudah ditemukan
3. Menyediakan tempat penyimpanan yang memadai
4. Menjamin keselamatan warkat
5. Memberikan pelayanan peminjaman warkat dengan baik
Sistem Penyimpanan Arsip (FILING SYSTEM)
1. Sistem abjad (alphabetic filling system)
2. Sistem masalah (subject filing system)
3. Sistem wilayah (geographic filing system)
4. Sistem tanggal (chronological filifng system)
5. Sistem nomor (numeric filifng system)
Ciri-ciri filing system yang baik :
1. Tidak memakan tempat
2. Sederhana dan praktis
3. Mudah dicapai
4. Ekonomis
5. Cocok dan tepat guna
6. Fleksibel
7. Klasifikasi yang khusus
8. Aman bebas kerusakan
Ada 2 macam kedudukan unit kearsipan :
1. Arsip unit kerja / tata usaha pengolah : unit kerja yang mengolah arsip aktif
2. Arsip pusat : unit kerja yang mengolah arsip inaktif
Asas Kearsipan
(Pedoman dalam penyelenggaraan kegiatan pengurusan arsip)
Asas Sentralisasi : Penyelenggaraan kearsipan dipusatkan pada suatu bagian unit kerja tersendiri
Keuntungan:
1. Adanya keseragaman prosedur dan perlengkapan arsip
2. Pengembangan pegawai ahli dalam wawasan dan keterampilan kearsipan
3. Penyelenggaraan dan pengawasan legih efektif
4. Menghilangkan kekembaran salinan
5. Menghemat biaya, perlengkapan, dan pegawai
Kelemahan: Tidak dapat segera ditemukan arsip karena harus melalui prosedur
Asas Desentralisasi : Penyelenggaraan kearsipan yang dilakukan pada unit masing-masing.
Keuntungan:
1. Mudah memperoleh surat dan warkat
2. Waktu dan tenaga lebih hemat
Kelemahan :
1. Tidak ada keseragaman prosedur dan perlengkapan
2. Pemborosan biaya dan perlengkapan
3. Kemungkinan terdapat kekembaran arsip
Asas Gabungan :
Penyelenggaraan pengelolaan arsip dengan memadukan kealebihan asas sentralidadi dan desentralisasi sehingga kelemahan dari kedua asas tersebut dapat diminimalisasi.
Syarat menjadi pegawai arsip :
1. Berpendidikan dan mempunyai pengetahuan tentang:
- Surat menyurat dan arsip
- Seluk-beluk organisai
- Tata kearsipan
- Tekun,teliti,rapi,cermat dan sabar
- Cekatan,cerdas dan keratif
- Disiplin,jujur, dan bertanggung jawab
- Ramah dan sopan
- Loyal dan dapat menyimpan rahasia
- Sehat rohani dan jasmani