Pernyataan di atas bukan berarti strategi eksternal tidak perlu, tetapi strategi internal bisa menjadi jurus-jurus jitu dalam upaya meningkatkan keunggulan perusahaan dalam persaingan bisnis yang kian ketat saat ini.
Dulu, kegiatan administrasi perkantoran dianggap sebagai kegiatan dalam kantor yang sifatnya marginal saja. Kegiatan pelengkap yang dianggap tidak terlalu penting sehinga dalam penempatan tenaga administrasi pun tidak perlu menempatkan orang-orang pilihan yang cerdas dan kreatif. Mereka beranggapan bahwa pekerjaan bagian administrasi hanyalah berurusan dengan catatan-catatan data yang tidak perlu menempatkan orang-orang yang mempunyai kemampuan tinggi dalam mengerjakannya .
Paradigma baru, para pengelola perusahaan mulai menyadari bahwa bagian perkantoran atau bagian administrasi adalah jantung nya perusahaan, pusat kegiatan dari perusahaan ada di bagian administrasi. Setiap operasional perusahaan akan selalu berhubung dengan bagian administrasi. Sehingga dengan membenahi atau mengelolabagian administrasi dengan baik , dampak positifnya akan menyebar ke seluruh bagian. Perlu menempatkan orang-orang yang mempunyai kemampuan tinggi baik dalam hal teknis maupun manajerial. Karena selain kegiatan teknis yang bersifat operasional, kegiatan dalam perkantoran juga bersifat strategik. Kantor-kantor modern saat ini cenderung memilih orang-orang yang menguasai teknologi tinggi untuk menempati jabatan sebagai manajer kator (office manager ).
URGENSI MANAJEMEN PERKANTORAN DALAM PERUSAHAAN
Kantor terdiri dari beberapa komponen yaitu manusia, sarana dan pekerjaan. Pengelolaan yang baik dan efektif dari ketiganya akan meningkatkan nilai yang tinggi bagi perusahaan. Peran penting manajemen perkantoran dalam perusahaan antara lain :
- Membantu pihak manajerial dalam membuat keputusan.
- Membantu bagian lain memberikan pelayanan administrasi.
- Membantu meningkatkan pelayanan pelanggan
- Efisiensi perusahaan
- Meningkatkan kinerja atau performance perusahaan
- Membangun image positif perusahaan
PENGERTIAN MANAJEMEN
Perbedaan perumusan manajemen hanya terletak pada latar belakang keahlian masing-masing, sehingga sudut pandangnya berbeda-beda. Kata manajemen berasal dari kata manage, dan kita sering mendengar atau bahkan menggunakan kata “me-manage” (walaupun itu mungkin bukan rumusan bahasa Indonesia yang baku, tetapi familiar digunakan) yang maksudnya adalah mengelola. Dalam perusahaan, manajemen diartikan sebagai pengelolaan sarana dan sumberdaya yang di miliki oleh perusahaan, sehingga pencapaian tujuan perusahaan menjadi lebih cepat dan efisien.
Pengertian manajemen, menurut sudut pandang manajerial adalah proses mengadakan dan menggunakan sarana dan sumberdaya untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan dengan cara efektif dan efisien.
Sebagai suatu proses pencapaian tujuan, maka dalam aktivitasnya perlu strategi atau langkah-langkah manajerial yang sering disebut sebagai fungsi-fungsi manajemen. Secara umum ada empat fungsi manajemen yaitu planning,organizing, actuating, dan controlling (yang biasa disingkat POAC)
- Planning (perencanaan), meliputi proses penetapan tujuan dan cara pencapaian tujuan tersebut.
- Organizing (pengorganisasian). Setalah menetapkan tujuan dan membuat program cara pencapaiannya, selanjutnya manajer harus segera merancang dan mengembangkan organisasi yang akan melaksanakan program itu dengan baik.Setiap perusahaan membutuhkan jenis organisasi yang berbeda-beda sesuai dengan tujuannya masing-masing. Jadi jenis organisasi yang dibutuhkan adalah sesuai dengan tujuannya. Contoh, organisasi sebuah perguruan tinggi berbeda dengan perusahaan konveksi.
- Actuatting (pengarahan). Setalah membuat perencanaan, membentuk struktur organisasi dan penempatan kerja, langkah berikutnya adalah mengarahkan jalannya organisasi supaya sampai tujuan. Dengan kata lain, mengajak atau menggerakan anggota organisasi untuk melakukan pekerjaan dengan cara yang akan membantunnya untuk mencapai tujuan.
- Controlling (pengendalian). Fungsi pengendalian ini mencakup 3 hal, yaitu :
- Menetapkan standar prestasi
- Mengukur prestasi yang dicapai dan membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan.
- Mengambil tindakan untuk koreksi pada prestasi yang tidak memenuhi standar.
PENGERTIAN MANAJEMEN PERKANTORAN
Arti perkantoran seringkali mempunyai persepsi yang berbeda-beda. Kantor bisa berarti tempat kerja, instansi (kantor wilayah, kantor bea cukai, kantor pos), kantor bisa juga berarti fungsi kegiatan ( kantor pemasaran, kantor penjualan). Sedangkan arti perkantoran, dalam buku ini, adalah kegiatan administrasi di dalam sebuah perusahaan. Bagian perkantoran sering juga disebut sebagai bagian administrasi atau tata usaha (TU).
Lebih lengkapnya, manajemen perkantoran berarti penerapan fungsi-fungsi manajemen pada sarana dan sumberdaya kantor untuk mencapai tujuan dan sasaran yang di tetapkan, dengan cara memberdayakan pegawai sebaik-baiknya, menggunakan mesin dan perlengkapan dengan tepat, menggunakan metode yang paling bai, dan memberikan lingkungan yang kondusif.
Fungsi administrasi manajemen perkantoran bisa mempengaruhi seluruh kegiatan organisasi. Karena itu manajer kantor harus seseorang yang memiliki pemahaman yang luas dan menyeluruh tentang sistem dan perangkat yang mendukung dalam organisasinya. Penerapan fungsi-fungsi manajemen dalam manajemen perkantoran meliputi :
Perencanaan
- Menetapkan tujuan dan sasaran dari masing-masing fungsi dalam layanan kantor.
- Menganalisis sarana dan sumberdaya yang di butuhkan untuk layanan kantor.
- Mendesain metode dan prosedur kerja yang efisien.
- Mengembangkan sistem administrasi yang efektif.
Pengorganisasian
- Mengatur pengalokasian saran dan sumberdaya kantor, agar tidak terjadi pemborosan.
- Menjamin optimalisasi penggunaan peralatan kantor.
Pengarahan
- Menjelaskan dan mengarahkan karyawan kantor dalam melakukan pekerjaan.
- Memberikan pelatihan untuk pekerjaan untuk sistem, metode, prosedur kerja yang baru.
- Melakukan pembinaan dan pengembangan dalam melakukan pekerjaan kantor.
Pengawasan
- Mengevaluasi pekerjaan sesuai dengan SOP yang sudah ditetapkan.
- Melakukan penilaian kinerja yang efektif dan efisien
Sarana dan sumberdaya atau elemen dasar yang harus di kelola dalam kantor, dikelompokan menjadi 3 yaitu :
- Hardware (perangkat keras) meliputi lingkungan fisik antara lain ruang kantor, perabot, peralatan kantor, mesin-mesin kantor dan lain-lain.
- Software (perangkat lunak) merupakan sistem kerja di dalam kantor antara lain meliputi program kerja, pola operasi, metode kerja, kebijakan-kebijakan kerja dan lain-lain.
- Brainware merupakan sumberdaya manusia atau personil yang bekerja di bagian perkantoran.
Ciri-ciri pekerjaan kantor adalah sebagai berikut :
- Suatu pekerjaan yang bersifat memberi pelayanan pada bagian lain dalam mengerjakan pekerjaannya agar lebih efektif.
- Bersifat memudahkan atau meringankan bagian lain dalam mengoperasikan pekerjaannya.
Kegiatan manajemen perkantoran :
- Menyediakan organisasi kantor yang efektif, agar tercapai efisiensi perusahaan.
- Mengusahakan fasilitas pelayanan & komunikasi, agar tercipta kinerja yang prima di dalam perusahaan.
- Mengelola lingkungan fisik, agar tercipta kenyamanan kerja sehingga karyawan lebih produktif dalam bekerja.
- Membuat standar kerja yang akan di gunakan untuk evaluasi kinerja pekerjaan kantor.
Tugas manajer kantor :Manajer kantor sering juga disebut sebagai supervisor atau kepala bagian administrasi, merupakan manajer tingkat menengah (middle manager) yang dalam tugasnya akan berhubungan dengan berbagai pihak baik secara vertikal (antara atasan dan bawahan) maupun horisontal (hubungan antar bagian).
SEKRETARIS VS MANAJER KANTOR
Sekretaris adalah jabatan karyawan yang tugasnya sebagai pelaksana administrasi dari pimpinan. Dalam perkembangannya peran sekretaris tidak hanya sebagai pelaksana administrasi tetapi perannya sangat mendukung keberhasilan seorang pimpinan.
Dibandingkan dengan manajer kantor menurut cakupan wilayahnya, sekretaris bertanggung jawab pada satu departemen, sedangkan manajer kantor bertanggung jawab pada kegiatan administrasi seluruh departemen dalam suatu perusahaan.
RUANG LINGKUP MANAJEMEN PERKANTORAN
Manajemen perkantoran merupakan bagian dari manajemen perusahaan, khususnya pengelolaan pada bagian perkantoran atau administrasi perusahaan. Ruang lingkup manajemen perkantoran secara umum meliputi :
- Pengorganisasian kantor
- Perencanaan dan pengawasan sistem kerja
- Produk-produk perkantoran
- Peralatan kerja kantor
- Lingkungan kerja kantor