Pengertian
Sarana prasarana arsip adalah peralatan/perlengkapan yang dipergunakan dalam menata/menyimpan arsip.
Kriteria Pemilihan suatu peralatan yang akan dibeli
1. Sesuai dengan ruang lingkup organisasi
2. Sesuai dengan luas ruangan yang tersedia
3. Sesuai dengan bentuk dan ukuran fisik arsip
4. Dapat menjamin keselamatan fisik arsip
Alat dan Bahan Kearsipan
1. Ruangan (cukup luas, menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah rusak, berada di
daerah yang aman, temperature suhu dan kelembapan disesuaikan dengan kebutuhan
penyimpanan )
2. Lemari Arsip
1) Lateral filing cabinet ( lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan alas untuk
menyimpan arsip)
2) Rotary filing cabinet ( tempat penyimpanan arsip yang digerakkan secara berputar
sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak menghabiskan
tenaga
3) Mobile file mechanic (lemari arsip dengan penggerak mekanik dan indeks system
yang memudahkan dalam penyimpanan, pencarian, dan penghematan ruangan
karena terletak di atas semacam rel yang memudahkan gerakan ke depan dan ke
belakang, sehingga dapat dibuat gang di antara 2 rak untuk tempat berdiri petugas
yang sedang mencari informasi.
4) Drawer filing cabinet ( lemari arsip yang berlaci-laci, yang dapat ditarik keluar-masuk.
Terdiri dari 2-5 laci setiap laci memuat sekitar 20-40 guide, 40-50 folder yang dapat
memuat minimal 75 lembar surat.
5) Vertikal plan file ( lemari untuk menyimpan file gambar teknik ukuran A1-A0. Ukuran
lemari sekitar 1.80 x 20 x 0.6 meter dapat menampung bagan.peta sekitar 1000
lembar)
6) Card cabinet ( lemari untuk menyimpan berbagai ukuran kartu.
7) Rak ( lemari terbuka tanpa pintu untuk menyimpan arsip inaktif. Sebelum arsip inaktif
tsb dimasukan terlebih dahulu dimasukan ke dalam boks kardus yang berlubang
sebagai ventilasi.
1) Guide (sekat petunjuk yang terbuat dari kertas tebal / karton dengan ukuran tertentu
yang memuat kode pada tabnya)
2) Folder ( map berupa lipatan karton / plastik yang dipergunakan untuk menyimpan
warkat) :
Brief ordner ( map besar dari karton tebal, di dalamnya terdapat penjepit
arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam jumlah
banyak dan biasanya disusun secara vertical di atas rak / di dalam lateral
filing cabinet
Stopmap ( lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal / plastik)
Snelhecter ( map yang terbuat dari kertas tebal / plastik yang di dallamnya
terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam)
Hanging map ( map gantung) map tanpa jepitan yang digantung pada
gawang laci filing cabinet
3) Rak Sortir ( rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima,
diproses, dikirimkan / disimpan ke dalam folder masing-masing.
4) Kartu Indeks ( kartu yang berukuran 15 x 10 cm yang didalalmnya memuat data tentang
warkat yang akan disimpan.
Sarana prasarana arsip adalah peralatan/perlengkapan yang dipergunakan dalam menata/menyimpan arsip.
Kriteria Pemilihan suatu peralatan yang akan dibeli
1. Sesuai dengan ruang lingkup organisasi
2. Sesuai dengan luas ruangan yang tersedia
3. Sesuai dengan bentuk dan ukuran fisik arsip
4. Dapat menjamin keselamatan fisik arsip
Alat dan Bahan Kearsipan
1. Ruangan (cukup luas, menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah rusak, berada di
daerah yang aman, temperature suhu dan kelembapan disesuaikan dengan kebutuhan
penyimpanan )
2. Lemari Arsip
- Penyimpanan secara vertikal :
1) Lateral filing cabinet ( lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan alas untuk
menyimpan arsip)
2) Rotary filing cabinet ( tempat penyimpanan arsip yang digerakkan secara berputar
sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak menghabiskan
tenaga
3) Mobile file mechanic (lemari arsip dengan penggerak mekanik dan indeks system
yang memudahkan dalam penyimpanan, pencarian, dan penghematan ruangan
karena terletak di atas semacam rel yang memudahkan gerakan ke depan dan ke
belakang, sehingga dapat dibuat gang di antara 2 rak untuk tempat berdiri petugas
yang sedang mencari informasi.
4) Drawer filing cabinet ( lemari arsip yang berlaci-laci, yang dapat ditarik keluar-masuk.
Terdiri dari 2-5 laci setiap laci memuat sekitar 20-40 guide, 40-50 folder yang dapat
memuat minimal 75 lembar surat.
5) Vertikal plan file ( lemari untuk menyimpan file gambar teknik ukuran A1-A0. Ukuran
lemari sekitar 1.80 x 20 x 0.6 meter dapat menampung bagan.peta sekitar 1000
lembar)
6) Card cabinet ( lemari untuk menyimpan berbagai ukuran kartu.
7) Rak ( lemari terbuka tanpa pintu untuk menyimpan arsip inaktif. Sebelum arsip inaktif
tsb dimasukan terlebih dahulu dimasukan ke dalam boks kardus yang berlubang
sebagai ventilasi.
- Penyimpanan secara horizontal :
1) Guide (sekat petunjuk yang terbuat dari kertas tebal / karton dengan ukuran tertentu
yang memuat kode pada tabnya)
2) Folder ( map berupa lipatan karton / plastik yang dipergunakan untuk menyimpan
warkat) :
Brief ordner ( map besar dari karton tebal, di dalamnya terdapat penjepit
arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam jumlah
banyak dan biasanya disusun secara vertical di atas rak / di dalam lateral
filing cabinet
Stopmap ( lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal / plastik)
Snelhecter ( map yang terbuat dari kertas tebal / plastik yang di dallamnya
terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam)
Hanging map ( map gantung) map tanpa jepitan yang digantung pada
gawang laci filing cabinet
3) Rak Sortir ( rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima,
diproses, dikirimkan / disimpan ke dalam folder masing-masing.
4) Kartu Indeks ( kartu yang berukuran 15 x 10 cm yang didalalmnya memuat data tentang
warkat yang akan disimpan.